莱芜职业技术学院
内部发文管理办法
第一章 总 则
第一条 为进一步加强学院内部发文规范化、制度化、科学化管理，提高内部发文的质量和效率,参照《国家行政机关公文处理办法》及有关规定，结合学院实际，特制定本办法。
第二条 内部发文是包括公文起草、审核、复核、签发、印发、归档等一系列衔接有序的工作。
第三条 党委办公室（院长办公室）是学院内部发文工作的管理机构,主管并负责指导学院各级内部发文的管理。
第四条 党委办公室（院长办公室）配备专职文秘人员负责内部发文工作。文秘人员应当具备有关专业知识，爱岗敬业，作风正派，恪尽职守。
第五条 内部发文必须做到规范、及时、准确、安全、精简，注重实效。应严格执行国家保密法律法规和有关保密规定，确保国家秘密的安全。
第二章 内部发文种类
第六条 内部发文种类主要包括:决议、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要等。
第七条 内部发文版头的主要类型及适用范围。
（一）《中共莱芜职业技术学院委员会文件》适用于学院党委职责范围内重大事项的决定、通知、报告、请示等，文件编号为：莱职院委发〔XXXX〕XX号。
（二）《莱芜职业技术学院文件》适用于学院行政职责范围内重大事项的决定、通知、报告、请示等，文件编号为：莱职院政发〔XXXX〕XX号。
（三）《中共莱芜职业技术学院委员会办公室文件》适用于
党委办公室印发的各类党委专题性文件，文件编号为：莱职院委办发〔XXXX〕XX号。
（四）《莱芜职业技术学院办公室文件》适用于院长办公室印发的各类行政专题性文件，文件编号为：莱职院办发〔XXXX〕XX号。
（五）中共莱芜职业技术学院委员会平头文件适用于印发各类党委通知等，文件编号为：党委平头文XXXX-XX号。
（六）莱芜职业技术学院平头文件适用于印发各类行政通知等，文件编号为：学院平头文XXXX-XX号。
第三章 内部发文格式
第八条 内部文件一般由发文机关、发文字号、紧急程度、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、抄送机关、印发机关、印发日期等部分组成。
第九条 紧急公文：根据紧急程度，公文分别标明“特急”“加急”，标注在首页左上方。
第十条 签发人：上行公文应当标明签发人。签发人姓名平行排列于发文字号右侧。
第十一条 主送机关：是指主要受理公文的机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。党的公文如：决议、决定、意见、规定、会议纪要等文种不标注主送机关。
第十二条 正文：公文首页必须显示正文，编排于主送机关名称下一行。
第十三条 印发机关名称和印制日期：编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位，后加“印发”二字。印发机关名称和印制日期落在偶数页上。
第十四条 内部发文中各部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。具体格式请见附件1。
第十五条 密级公文由专门保密人员根据上级相关规定单独印制。
第四章 内部发文程序
第十六条 学院机关各处室为内部发文的拟稿单位。草拟文件应当符合国家、省有关部门和学院的有关规定，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
第十七条 党委办公室（院长办公室）或法律顾问负责核稿。重点审核:是否确需发文，文件内容和格式是否符合国家的法律、法规及有关规定，是否经分管院领导审阅，发文种类等。对内容或形式存在较大问题的文件，退回拟稿单位重新修改。
第十八条 党委办公室（院长办公室）统一印制填写发文稿纸，发文稿纸上应注明文件标题、拟稿单位、核稿单位、主送机关、抄送机关、印刷份数等。
第十九条 内部发文均由分管院领导审签会签，学院主要负责人签发。委发文件、委办发文件、党委平头文件由党委书记签发，政发文件、办发文件、学院平头文件由院长签发。
第二十条 学院主要负责人签发后，党委办公室（院长办公室）编号印发。
第五章 内部发文要求
第二十一条 内部发文要弘扬“短、实、新”的优良文风，坚持必要、规范、精简、效用的原则，切实做到优质高效、简明实用。
第二十二条 从严控制学院内部发文数量和规格。上级文件未提出制定配套文件要求的，不再发文。学院已有明确规定并且仍然适用的，不再重复发文。严格控制并减少临时性发文，确保发文数量只减不增。
第二十三条 党委办公室（院长办公室）要发扬密切联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，逐步改善办公手段，努力提高公文处理工作的效率和质量。
第二十四条 推行办公自动化，提高发文效率，提倡采用电子公文。学院内部发文启用“钉钉”发文拟稿审批，具体办理流程见附件2。
第六章 内部发文归档
第二十五条 内部发文办理完毕后，应当根据档案管理相关规定，及时将审核签字后的文件连同发文拟稿纸整理立卷。文件电子版和纸质版一起立卷。
第二十六条 文件复印件作为正式文件使用时，应当加盖学院公章，视同正式文件妥善保管。
第二十七条 党委办公室（院长办公室）每年年底将全部内部发文资料移交档案室整理归档。
第七章 附 则
第二十八条 本办法由党委办公室（院长办公室）负责解释。
第二十九条 本办法自公布之日起执行。
