莱芜职业技术学院
内部发文管理办法
第一章 总 则
第一条 为进一步加强学院内部发文规范化、制度化、科学化管理,提高内部发文的质量和效率,参照《国家行政机关公文处理办法》及有关规定,结合学院实际,特制定本办法。
第二条 内部发文是包括公文起草、审核、复核、签发、印发、归档等一系列衔接有序的工作。
第三条 党委办公室(院长办公室)是学院内部发文工作的管理机构,主管并负责指导学院各级内部发文的管理。
第四条 党委办公室(院长办公室)配备专职文秘人员负责内部发文工作。文秘人员应当具备有关专业知识,爱岗敬业,作风正派,恪尽职守。
第五条 内部发文必须做到规范、及时、准确、安全、精简,注重实效。应严格执行国家保密法律法规和有关保密规定,确保国家秘密的安全。
第二章 内部发文种类
第六条 内部发文种类主要包括:决议、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要等。
第七条 内部发文版头的主要类型及适用范围。
(一)《中共莱芜职业技术学院委员会文件》适用于学院党委职责范围内重大事项的决定、通知、报告、请示等,文件编号为:莱职院委发〔XXXX〕XX号。
(二)《莱芜职业技术学院文件》适用于学院行政职责范围内重大事项的决定、通知、报告、请示等,文件编号为:莱职院政发〔XXXX〕XX号。
(三)《中共莱芜职业技术学院委员会办公室文件》适用于
党委办公室印发的各类党委专题性文件,文件编号为:莱职院委办发〔XXXX〕XX号。
(四)《莱芜职业技术学院办公室文件》适用于院长办公室印发的各类行政专题性文件,文件编号为:莱职院办发〔XXXX〕XX号。
(五)中共莱芜职业技术学院委员会平头文件适用于印发各类党委通知等,文件编号为:党委平头文XXXX-XX号。
(六)莱芜职业技术学院平头文件适用于印发各类行政通知等,文件编号为:学院平头文XXXX-XX号。
第三章 内部发文格式
第八条 内部文件一般由发文机关、发文字号、紧急程度、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、抄送机关、印发机关、印发日期等部分组成。
第九条 紧急公文:根据紧急程度,公文分别标明“特急”“加急”,标注在首页左上方。
第十条 签发人:上行公文应当标明签发人。签发人姓名平行排列于发文字号右侧。
第十一条 主送机关:是指主要受理公文的机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。党的公文如:决议、决定、意见、规定、会议纪要等文种不标注主送机关。
第十二条 正文:公文首页必须显示正文,编排于主送机关名称下一行。
第十三条 印发机关名称和印制日期:编排在末条分隔线之上,印发机关左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位,后加“印发”二字。印发机关名称和印制日期落在偶数页上。
第十四条 内部发文中各部分的标识规则,参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。具体格式请见附件1。
第十五条 密级公文由专门保密人员根据上级相关规定单独印制。
第四章 内部发文程序
第十六条 学院机关各处室为内部发文的拟稿单位。草拟文件应当符合国家、省有关部门和学院的有关规定,表述准确,结构严谨,条理清楚,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。
第十七条 党委办公室(院长办公室)或法律顾问负责核稿。重点审核:是否确需发文,文件内容和格式是否符合国家的法律、法规及有关规定,是否经分管院领导审阅,发文种类等。对内容或形式存在较大问题的文件,退回拟稿单位重新修改。
第十八条 党委办公室(院长办公室)统一印制填写发文稿纸,发文稿纸上应注明文件标题、拟稿单位、核稿单位、主送机关、抄送机关、印刷份数等。
第十九条 内部发文均由分管院领导审签会签,学院主要负责人签发。委发文件、委办发文件、党委平头文件由党委书记签发,政发文件、办发文件、学院平头文件由院长签发。
第二十条 学院主要负责人签发后,党委办公室(院长办公室)编号印发。
第五章 内部发文要求
第二十一条 内部发文要弘扬“短、实、新”的优良文风,坚持必要、规范、精简、效用的原则,切实做到优质高效、简明实用。
第二十二条 从严控制学院内部发文数量和规格。上级文件未提出制定配套文件要求的,不再发文。学院已有明确规定并且仍然适用的,不再重复发文。严格控制并减少临时性发文,确保发文数量只减不增。
第二十三条 党委办公室(院长办公室)要发扬密切联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风,逐步改善办公手段,努力提高公文处理工作的效率和质量。
第二十四条 推行办公自动化,提高发文效率,提倡采用电子公文。学院内部发文启用“钉钉”发文拟稿审批,具体办理流程见附件2。
第六章 内部发文归档
第二十五条 内部发文办理完毕后,应当根据档案管理相关规定,及时将审核签字后的文件连同发文拟稿纸整理立卷。文件电子版和纸质版一起立卷。
第二十六条 文件复印件作为正式文件使用时,应当加盖学院公章,视同正式文件妥善保管。
第二十七条 党委办公室(院长办公室)每年年底将全部内部发文资料移交档案室整理归档。
第七章 附 则
第二十八条 本办法由党委办公室(院长办公室)负责解释。
第二十九条 本办法自公布之日起执行。